From: Subject: Archivierung von Schriftgut Date: Tue, 8 Feb 2011 09:42:16 +0100 MIME-Version: 1.0 Content-Type: multipart/related; type="text/html"; boundary="----=_NextPart_000_0000_01CBC774.78F33690" X-MimeOLE: Produced By Microsoft MimeOLE V6.00.2900.5994 This is a multi-part message in MIME format. ------=_NextPart_000_0000_01CBC774.78F33690 Content-Type: text/html; charset="Windows-1252" Content-Transfer-Encoding: quoted-printable Content-Location: http://www.schure.de/22560/11,02201,1.htm Archivierung von Schriftgut
 Schule und Recht
 in Niedersachsen
Gesetze, Verordnungen, Erlasse und = Kommentare
 3D"Schure.de

Aufbewahrung=20 von Schriftgut in Schulen; L=F6schung personenbezogener Daten nach =A7 = 17 Abs. 2=20 NDSG
RdErl. d. MK v. = 10.11.2005 -=20 11-02201/1, 05410/1.2 (Nds.MBl. Nr.44/2005 S.943; SVBl. Nr.1/2006 S.7) - = VORIS=20 22560 -
- Im Einvernehmen mit der StK -

1. Einf=FChrung

Nach =A7 17 Abs. 2 NDSG sind personenbezogene Daten zu l=F6schen oder = an das=20 zust=E4ndige Archiv abzugeben, wenn ihre Kenntnis zur = Aufgabenerf=FCllung nicht mehr=20 erforderlich ist; f=FCr personenbezogene Daten in Akten gilt dies ggf. = nach=20 Ma=DFgabe der f=FCr die Aufbewahrung der gesamten Akte geltenden = Vorschriften.

Dieser RdErl. regelt einheitlich

- die Aufbewahrungsfristen f=FCr Schriftgut der Schulen und =
- die L=F6schungsfristen f=FCr in den Schulen gespeicherte = personenbezogene=20 Daten unabh=E4ngig von der Art der Speicherung. =

2. Geltungsbereich

Dieser RdErl.

2.1 gilt f=FCr alle =F6ffentlichen Schulen;
2.2 gilt nicht f=FCr Schriftgut in Angelegenheiten des = Schultr=E4gers; dar=FCber=20 bestimmt der Schultr=E4ger;
2.3 gilt nicht f=FCr Personalnebenakten und Personalaktendaten der=20 Lehrkr=E4fte und der in =A7 53 Satz 1 NSchG genannten = Mitarbeiterinnen und=20 Mitarbeiter; die Aufbewahrungsfristen f=FCr diese Daten ergeben = sich aus =A7=20 101g NBG.
2.4 gilt nicht, soweit in Rechtsvorschriften oder in spezielleren = Erlassen=20 des MK abweichende Aufbewahrungs- oder L=F6schungsfristen konkret = bestimmt=20 sind;
2.5 meint mit =84Schriftgut=94 alle bei der Verwaltung in den = Schulen=20 anfallenden Akten, Urkunden, Schriftst=FCcke, Druckwerke, = Karteien, Listen,=20 Pl=E4ne, Zeichnungen, Karten, Bilder und dergleichen; = =84Schriftgut=94 sind auch=20 maschinenlesbare Datentr=E4ger mit den entsprechenden = Informationen.=20

3. Aufbewahrungs- und L=F6schungsfristen =

Art des Schriftgutes
  Aufbewahrungs- und = L=F6schungsfristen
3.1 Schriftgut mit = personenbezogenen Daten=20 von Sch=FClerinnen, Sch=FClern und Erziehungsberechtigten =
3.1.1 Namenslisten mit Aufnahmejahr und = Abgangsjahr unbegrenzt
3.1.2 Anschriften und Telefonnummern (ggf.=20 aktualisiert) unbegrenzt, wenn die Betroffenen = zugestimmt haben=20 (anderenfalls siehe Nummer 3.1.8)
3.1.3 Entw=FCrfe oder Zensurenlisten zu = Pr=FCfungs-,=20 Abschluss- oder Abgangszeugnissen 50 Jahre nach Ablauf des Schuljahres, = indem sie=20 entstanden sind
3.1.4 Abiturpr=FCfungsakten (einschlie=DFlich = Abiturpr=FCfungsarbeiten), soweit nicht Nummer 3.1.3 10 Jahre nach Ablauf des Schuljahres, = in dem sie=20 entstanden sind
3.1.5 Eignungsgutachten, = Sch=FClerbeobachtungsb=F6gen,=20 Entw=FCrfe oder Zensurenlisten zu Zeugnissen der ehemaligen=20 Orientierungsstufen 7 Jahre nach Ablauf des Schuljahres, in = dem die=20 Sch=FClerinnen und Sch=FCler die Orientierungsstufe verlassen = haben
3.1.6 von Sch=FClerinnen und Sch=FClern = selbst gefertigtes=20 Schriftgut (Klassenarbeiten und =C4hnliches, soweit nicht Nummer = 3.1.4) 2 Jahre nach Ablauf des Schuljahres, in = dem es=20 entstanden ist
3.1.7 Schriftgut mit Angaben =FCber einzelne=20 Sch=FClerinnen, Sch=FCler oder Erziehungsberechtigte, das f=FCr = den weiteren=20 Bildungsgang nicht von Bedeutung ist (z.B. Krankmeldungen,=20 Entschuldigungsschreiben, Antr=E4ge auf Unterrichtsbefreiung, = Mitteilungen=20 der Erziehungsberechtigten) 1 Jahr nach Ablauf des Schuljahres, in = dem es=20 entstanden ist
3.1.8 anderes Schriftgut mit Angaben =FCber =
-=20 einzelne Sch=FClerinnen oder Sch=FCler
- Klassen, Gruppen oder = Jahrg=E4nge=20
(z.B. Entw=FCrfe oder Zensurenlisten zu Zeugnissen, soweit = nicht Nummer=20 3.1.3 oder 3.1.5) 		1 Jahr nach Ablauf des Schuljahres, in = dem diese=20 die Schule oder - bei organisatorisch zusammengefassten Schulen - = die=20 jeweilige Schulform verlassen haben
3.2 Schriftgut mit = personenbezogenen Daten=20 von Lehrkr=E4ften, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nach =A7 53 = Satz 1 NSchG,=20 Bewerberinnen und Bewerbern (soweit es sich nicht um = Personalaktendaten=20 handelt, vgl. Nummer 2.3)
3.2.1 Namenslisten mit Beginn und Ende der = T=E4tigkeit an=20 der Schule unbegrenzt
3.2.2 Anschriften und Telefonnummern (ggf.=20 aktualisiert) unbegrenzt, wenn die Betroffenen = zugestimmt haben=20 (andernfalls siehe Nummer 3.2.3)
3.2.3 Daten des vom MK im Rahmen der Erhebung = zur=20 Unterrichtsversorgung vorgegebenen Lehrkr=E4fteverzeichnisses = sowie
a)=20 Privatanschrift
b) Telefon
c) Schwerbehinderung
d)=20 Zusatzqualifikationen
e) Neigungsf=E4cher
wenn die = Datens=E4tze=20 einzelner Personen vernichtet oder gel=F6scht werden k=F6nnen = 		3 Monate nach Ablauf des = Schulhalbjahres, in dem=20 die T=E4tigkeit an der Schule beendet wurde
3.2.4 Verzeichnisse nach Nummer 3.2.3, wenn = die=20 Datens=E4tze einzelner Personen nicht vernichtet oder gel=F6scht = werden k=F6nnen=20 (=84Sammellisten")
Verzeichnisse mit anderen personenbezogenen = Daten=20
personenbezogene Einzelvorg=E4nge 		1 Jahr nach Ablauf des Schuljahres, in = dem sie=20 entstanden sind, dar=FCber hinaus nur mit Zustimmung der = Betroffenen
3.3 Anderes Schriftgut (in dem = es nicht=20 vorrangig um Angelegenheiten einzelner Personen geht)
3.3.1 Schulchronik, Jahresberichte unbegrenzt
3.3.2 Schriftwechsel mit den = Aufsichtsbeh=F6rden 10 Jahre
3.3.3 Aufgabenstellung bei = Abschlusspr=FCfungen 10 Jahre
3.3.4 Zusammenarbeit mit
a) Sch=FCler- = und=20 Elternvertretungen
b) Vereinen, Verb=E4nden, Organisationen =
c)=20 Institutionen
d) Partnerschulen, Patenschulen 		10 Jahre
3.3.5 Konferenzprotokolle 10 Jahre
3.3.6 anderes Schriftgut 1 Jahr nach Ablauf des Schuljahres, in = dem das=20 Schriftgut entstanden ist.

Die Fristen nach Nummer 3.3 d=FCrfen =FCberschritten werden, wenn es = aus=20 sachlichen Gr=FCnden erforderlich ist (z. B. Schriftwechsel oder=20 Konferenzbeschl=FCsse mit zeitlich nicht begrenzter Bedeutung).

4. Verbleib des Schriftgutes und der = Daten

4.1 Grunds=E4tzlich ist das Schriftgut nach Ablauf der in Nummer 3 = bestimmten=20 Frist, sp=E4testens jedoch 30 Jahre nach der letzten inhaltlichen = Bearbeitung (=A7 3=20 Abs. 1 NArchG), dem im Landesarchiv jeweils zust=E4ndigen Staatsarchiv = oder dem=20 zust=E4ndigen Kommunalarchiv zur =DCbernahme anzubieten.

Die Staatsarchive bestimmen jedoch im Einvernehmen mit den = Kommunalarchiven=20 in ihrem Zust=E4ndigkeitsbereich die Schulen, die Schriftgut zur = =DCbernahme=20 anzubieten haben, und das Schriftgut, das anzubieten ist. Im =DCbrigen = bestimmen=20 die Kommunalarchive, welche Schulen ihnen welches Schrift-gut anzubieten = haben.=20

4.2 Wird das Schriftgut nicht von einem Archiv =FCbernommen, ist es = nach Ablauf=20 der in Nummer 3 bestimmten Frist zu vernichten oder, wenn es sich um=20 maschinenlesbare Datentr=E4ger handelt, zu l=F6schen.

Schriftliche Arbeiten (einschlie=DFlich Pr=FCfungsarbeiten) k=F6nnen = den=20 Verfasserinnen und Verfassern =FCberlassen werden.

Die Vernichtung ist in Absprache mit dem Schultr=E4ger = durchzuf=FChren, der nach=20 =A7 113 NSchG auch die Kosten tr=E4gt.

Schriftgut mit personenbezogenen Daten (Nummern 3.1 und 3.2) auf=20 maschinenlesbaren Datentr=E4gern ist so unkenntlich zu machen, dass es = auch =FCber=20 das Betriebssystem nicht rekonstruiert werden kann; das gilt auch f=FCr=20 Sicherungsdateien.

4.3 Wird das Schriftgut von einem Archiv =FCbernommen, kann es von = der Schule=20 weiterhin genutzt werden (=A7 5 Abs. 7 Satz 2 i.V.m. =A7 7 Abs. 3 Satz 2 = NArchG).=20 F=FCr Schriftgut mit personenbezogenen Daten (Nummern 3.1 und 3.2) gilt = dies nur,=20 soweit die in Nummer 3 bestimmte Frist noch nicht abgelaufen ist.

5. L=F6schung personenbezogener Daten bei = automatisierter Textverarbeitung

Personenbezogene Daten in Dateien, die ausschlie=DFlich aus=20 verarbeitungstechnischen Gr=FCnden vor=FCbergehend vorgehalten werden, = z. B. bei=20 automatisierter Textverarbeitung, sind sp=E4testens drei Monate nach der = Aufnahme=20 in die Verarbeitungsdatei zu l=F6schen.

3D"Zum
Schule und Recht in Niedersachsen=20 (www.schure.de)
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